Suicaに5,000円をチャージした日に、交通費5,000円を入力。電車に乗った日にも運賃を入力。この方法では、同じお金を二度経費にするおそれがあります。
チャージは使える残高を増やす操作で、移動そのものではありません。チャージと実際の利用を分ければ、年末に残った金額や私用の買い物も整理できます。ここでは個人事業の税込経理を想定した仕訳例を示します。消費税の個別の税区分は省略しています。
最初に、仕事専用か私用兼用かを決める
仕事専用のICカードを帳簿上で管理するなら、チャージと利用の両方を記録し、最後に未使用残高を照合します。私用のカードを使い、仕事分だけを帳簿に入れる場合は、仕事の利用を個人払いとして記録する方法があります。
| 管理するカード | 記帳の考え方 | 見落としやすい点 |
|---|---|---|
| 仕事専用 | チャージで残高を増やし、利用で減らす | チャージ自体を交通費にしない |
| 私用兼用・仕事分だけ記録 | 仕事の利用時に経費と事業主借を記録 | 私用チャージや私用利用まで経費に混ぜない |
| 私用兼用・カード全体を管理 | 全利用を記録し、私用分を事業主勘定で区分 | 物販も含めて残高を合わせる |
この区別をせずに、チャージ明細だけは事業用、利用明細は個人払いとして取り込むと、二重計上や残高不一致が起きます。使い始めに管理方法をメモしておきましょう。
5,000円をチャージし、運賃800円を使った例
事業用の現金から仕事専用カードへ5,000円を入れ、撮影の移動で800円使ったとします。ここでは残高を『仮払金／交通系IC』で管理します。
| 日付・内容 | 借方 | 貸方 |
|---|---|---|
| 10月1日 チャージ | 仮払金 5,000円 | 現金 5,000円 |
| 10月3日 撮影先への移動 | 旅費交通費 800円 | 仮払金 800円 |
この時点の必要経費は800円、ICの未使用残高は4,200円です。『5,000円払ったから、今月の交通費は5,000円』とはなりません。科目はソフトの設定により預け金や電子マネーなどの場合もあります。名称だけを合わせるより、チャージで増え、利用で減る残高を同じ科目で追うことが大切です。
弥生のキャッシュレス決済の公式説明も、チャージ時の記帳と経費計上を区別しています。
コンビニの支払いを交通費に混ぜない
交通系ICで払ったからといって、買った物まで交通費になるわけではありません。取材用の文具を買えば用途に応じた経費、個人の昼食なら原則として私用の支出です。IC利用履歴に『物販』とだけ表示される場合は、その履歴だけでは購入内容が分かりません。
例えば同じカードで私用の買い物600円をした場合、カード全体を帳簿で管理しているなら、借方『事業主貸600円』、貸方『仮払金600円』とする例が考えられます。残高は3,600円になりますが、仕事の交通費800円は変わりません。
私用のSuicaで仕事に出かけた場合
私用カードの仕事分だけを記録するなら、仕事で使った運賃800円を、借方『旅費交通費800円』、貸方『事業主借800円』として記録する例があります。この方式では、私用資金でのチャージを別途経費にしません。
後日、事業口座から自分へ800円を精算しても、交通費をもう一度入力しないでください。精算はお金の移動です。事業主勘定の考え方は個人払いと生活費の仕訳でも説明しています。
履歴に残らない『目的』をその日のうちに書く
履歴に乗車駅・降車駅があっても、それが仕事の移動か私用かは判別できません。次の項目を交通費の記録に添えると、後で説明しやすくなります。
- 利用日と区間。
- 実際に支払った運賃。
- 訪問先・案件名・撮影内容などの業務目的。
- 往復、片道、途中の私用移動の区別。
- 取引先に請求する場合は、その請求との対応。
『打合せ』だけより『A社・動画構成打合せ』のように書くと、請求書や予定表と照合できます。履歴の表示・印字にはサービスごとの制限があるため、年末にまとめて取得せず、月ごとに保存する運用が無難です。取得できる期間や件数は利用サービスで確認してください。
年末に残高があるときの確認
年末の未使用チャージ残高を、使っていないのに旅費交通費へ振り替える必要はありません。カード全体を管理している場合は、期首残高＋チャージ－利用－払戻しなどの増減が、実際の残高と一致するかを確認します。預り金としてのデポジットがあるカードでは、使える残高と区別します。
交通費の税務判断と、消費税の仕入税額控除に必要な保存要件は別の話です。課税事業者で公共交通機関の特例などを使う場合は、対象取引と帳簿記載事項を確認してください。すべてのIC決済で領収書が不要になるわけではありません。
自動取込では『チャージの行』を最初に確認
銀行やカードとICの両方を連携すると、チャージの出金とICの利用がそれぞれ取得されることがあります。自動判定の科目をそのまま確定せず、チャージが経費扱いになっていないか、利用履歴と重複しないかを見ます。
毎月の入力を会計ソフトへまとめたい方は、弥生・マネーフォワードの比較で、口座連携と修正のしやすさを確認できます。ICカードへの対応は製品・連携先で異なるため、利用中のカードの明細を取り込めるかを契約前に確かめましょう。
チャージと利用をつなぐ計算例
月初のIC残高が500円、チャージ3,000円、仕事の交通費1,200円、私用の買い物800円なら、月末残高は1,500円です。3,000円を全額交通費にせず、仕事分1,200円と私用分800円、未使用1,500円がそれぞれ説明できるようにします。これは残高管理方式の照合例です。
確認日：2026年10月16日。参考：弥生・交通費の領収書と仕訳。取引例は説明用です。
この記事にはアフィリエイト広告を含みます。
ここで整理した取引をソフトへ入力する際は、まず比較記事で必要な機能を絞り、候補製品の画面とサポート範囲を確かめてください。やよいの青色申告 オンラインを検討する方は、利用条件と更新後の費用も確認できます。
